A saúde dos teus pacientes,
e a dos teus datos.

Os datos de saúde son de categoría especial no RGPD, o que na práctica esixe máis coidado ca cos datos normais: acceso restrinxido por usuario, cifraxe e un rexistro de quen consulta cada historia e cando. Nunha clínica iso tradúcese en que o persoal de recepción vexa o que necesita para dar citas e facturar, e non necesariamente o contido clínico completo, e en que cada consulta a unha historia quede rastrexada, de forma que se algo se filtra se poida saber por onde. Tamén importa como viaxan eses datos cando o software é de xestión externa ou hai copias noutro sitio: cifrados en tránsito e en repouso, non só protexidos por un contrasinal. Deixámolo montado e documentado, en liña co que explicamos en mantemento informático e RGPD para empresas, para que a túa clínica cumpra sen que sexa un peso engadido ao día a día asistencial.

Unha clínica non pode parar: se o programa de citas ou a historia clínica caen a media mañá, hai pacientes esperando e ninguén pode consultar un tratamento en curso. Montamos o sistema con copias frecuentes e con redundancia no crítico, de forma que unha avaría nun equipo non deixe sen historia clínica toda a consulta, e probamos esas copias restaurando de verdade, non só comprobando que o proceso de gardado rematou sen erro. Se o fallo é do propio programa de xestión, ter o histórico nun sitio á parte e accesible permite seguir atendendo co esencial mentres se resolve, en vez de parar a axenda enteira. O mesmo se aplica se o problema é de conexión a internet, cada vez máis habitual co software de citas na nube: convén ter unha vía alternativa de entrada. Explicámolo en NAS ou nube, segundo onde estea o teu punto real de fallo.

Si, separando fisicamente a rede de convidados da rede de xestión e dos equipos clínicos, de modo que un paciente conectado desde a sala de espera nunca comparta segmento co ordenador onde está a historia clínica nin co que xestiona as citas. É unha separación técnica, non só un contrasinal distinto: aínda que alguén conectado á wifi de convidados intentase algo, non tería forma de chegar aos sistemas internos. Tamén limita o que pode facer esa wifi —só navegar, sen acceso a impresoras nin a outros dispositivos da rede— e evita que o tráfico de lecer das visitas sature a conexión que necesita o software clínico para funcionar. En consultas con varias salas ou cunha conexión que non pode fallar en horario de atención, convén ademais ter unha vía de respaldo para non depender dun único provedor. Tratámolo en internet de respaldo para o teu negocio.

Si, con matices que non sempre se teñen en conta. Instalamos videovixilancia sinalizada, con gravación cifrada e conservación limitada ao necesario, pero ademais diso hai unha liña que non se pode cruzar: as salas onde se atende o paciente —consulta, sala de curas, calquera espazo onde se fale da súa saúde— non poden estar gravadas, mentres que zonas comúns como a entrada, a sala de espera ou o corredor si admiten cámara co cartel correspondente ben visible. Esa distinción entre zona asistencial e zona común é a que máis se pasa por alto ao colocar as cámaras, e a primeira que miramos nunha visita. Tamén pautamos o encadre para que grave accesos e non rostros de pacientes na sala de espera máis do necesario. O cartel informativo é obrigatorio e non é un trámite menor; explicámolo en cartel de cámaras: que esixe e como facelo ben.

Non hai unha cifra única porque depende do tipo de dato e da finalidade, pero si hai un criterio claro: consérvase só mentres serve ao fin para o que se gravou, e despois elimínase. Nunha clínica isto crúzase coas imaxes de zonas comúns, que non teñen por que gardarse moito tempo salvo que haxa un incidente concreto que xustifique conservalas máis. Configuramos o sistema para que o borrado sexa automático por antigüidade, en lugar de depender de que alguén entre a limpar gravacións cada certo tempo, que é o que ocorre na práctica cando non se automatiza e acaba acumulándose todo sen control. Tamén deixamos documentado o criterio de conservación, que é o que hai que poder mostrar se alguén pregunta por que esas imaxes seguen aí. Desenvolvémolo con máis detalle en canto tempo hai que gardar as gravacións das cámaras.

Si, e nunha clínica ten máis sentido ca en case ningún outro negocio, porque quen dá soporte informático entra en equipos onde hai historias clínicas. O RGPD chama a esa figura encargado do tratamento e esixe que a relación estea regulada por un contrato: que datos toca, con que finalidade, que confidencialidade asume o persoal que entra nos teus sistemas, que medidas de seguridade aplica e que pasa cos datos se cambias de provedor. Atopámonos con frecuencia clínicas con toda a documentación de protección de datos revisada e sen este contrato asinado, precisamente con quen máis acceso técnico ten. É das cousas máis sinxelas de resolver: pídese, asínase e queda pechado. E convén desconfiar dun provedor que se estraña cando llo pides, porque ese contrato é xustamente o que te protexe a ti se algo sae mal pola súa parte. Detallámolo en que debe incluír un contrato de mantemento informático.